Kısımlı ihalelerde yaklaşık maliyet, teklifler ve katsayılar nasıl ayrılır? Yapım ve hizmet örnekleriyle doğru hesaplama adımlarını inceleyin.
Kısmi teklife açık bir ihalede sınır değer, ihalenin bütün bölümleri birleştirilerek tek seferde hesaplanmaz. Her kısım; kendisine ait yaklaşık maliyet, geçerli teklifler ve uygulanacak hesaplama yöntemi üzerinden ayrı değerlendirilir.
Bu nedenle üç kısımdan oluşan bir ihalede tek bir sınır değer yerine üç farklı sınır değer ortaya çıkabilir. Bir isteklinin birden fazla kısma teklif vermesi de bu düzeni değiştirmez. Her teklif, yalnızca ait olduğu bölümün hesabında dikkate alınır.
Temel kural: Kısımlı ihalelerde her bölüm bağımsız bir ihale değerlendirmesi gibi ele alınır. Yaklaşık maliyetler, teklifler ve sınır değer sonuçları kısımlar arasında birleştirilmez.
Tek İhale İçinde Birden Fazla Değerlendirme Yapılır
İhale dokümanında kısmi teklif verilmesine izin verilmişse istekliler işin tamamına veya yalnızca belirli bölümlerine teklif sunabilir. İdare de yeterlik ve teklif değerlendirmesini isteklinin teklif verdiği her kısım için ayrı şekilde gerçekleştirir.
Bu yapı özellikle aşağıdaki hizmet ve yapım işlerinde sık görülür:
- Farklı ilçelere ayrılmış personel taşıma hizmetleri
- Okul veya güzergâh bazında düzenlenen öğrenci taşıma işleri
- Farklı bina ve bölgeleri kapsayan temizlik hizmetleri
- Bakım ve onarım işlerinin tesislere göre ayrılması
- Yol, altyapı veya üstyapı çalışmalarının etaplara bölünmesi
- Farklı hizmet gruplarının aynı ihale içinde ayrı kısımlar oluşturması
Her kısmın iş miktarı, yaklaşık maliyeti ve teklif veren firma sayısı farklı olabileceği için ortaya çıkan sınır değerler de birbirinden farklı olacaktır.
Hesaba Başlamadan Önce Kısımlar Nasıl Ayrılmalıdır?
Doğru hesaplama için ilk işlem, ihale verilerini kısım numarasına göre ayırmaktır. İhalenin toplam yaklaşık maliyetini veya bütün firmaların tekliflerini tek listeye yazmak, sınır değerin yanlış çıkmasına neden olur.
Her kısım için ayrı bir veri grubu hazırlanmalıdır:
| Gerekli bilgi | Nasıl kullanılmalı? |
|---|---|
| Kısım numarası | Tekliflerin hangi bölüme ait olduğunu belirlemek için kullanılmalıdır. |
| Kısım yaklaşık maliyeti | İhalenin toplam maliyeti yerine yalnızca ilgili bölümün maliyeti girilmelidir. |
| Teklif veren istekliler | Sadece o kısma teklif sunan firmalar listeye alınmalıdır. |
| Teklif tutarları | Firmanın toplam ihale teklifi değil, ilgili kısım için sunduğu bedel kullanılmalıdır. |
| Teklifin geçerlilik durumu | Hesaba dahil edilme şartları her bölüm için ayrıca kontrol edilmelidir. |
| İş veya hizmet türü | Uygulanacak hesaplama yöntemi ve katsayı buna göre belirlenmelidir. |
Yaklaşık maliyet cetvelinde yalnızca toplam tutar bulunuyorsa kısımlara ait alt toplamların ayrıca tespit edilmesi gerekir. Toplam yaklaşık maliyetin kısım sayısına eşit biçimde bölünmesi doğru bir yöntem değildir.
Üç Kısımlı Bir İhalede Veri Düzeni Nasıl Olur?
Üç farklı bölgedeki bakım hizmetlerini kapsayan bir ihale düşünelim. İhalenin toplam yaklaşık maliyeti 18.500.000 TL olsa da sınır değer hesabında bu toplam tutar doğrudan kullanılmayacaktır.
| Kısım | Yaklaşık maliyet | Teklif veren firma sayısı | Değerlendirme |
|---|---|---|---|
| Birinci bölge | 7.200.000 TL | 8 firma | 7.200.000 TL ve bu bölüme ait teklifler kullanılır. |
| İkinci bölge | 6.300.000 TL | 6 firma | 6.300.000 TL ve bu bölüme ait teklifler kullanılır. |
| Üçüncü bölge | 5.000.000 TL | 4 firma | 5.000.000 TL ve bu bölüme ait teklifler kullanılır. |
Bu örnekte toplam 18 firma teklifi varmış gibi işlem yapılamaz. Aynı firma birden fazla bölüme teklif vermiş olsa bile her bölümün teklif listesi kendi içinde oluşturulur.
Birinci kısmın sınır değer sonucu ikinci veya üçüncü kısımda kullanılmaz. Her bölümün teklif dağılımı farklı olduğu için hesap sonuçlarının aynı olması da beklenmemelidir.
Yapım İşi Kısımlarında Hangi Veriler Kullanılır?
Kısımlı bir yapım ihalesinde her bölüm için ilgili yaklaşık maliyet, geçerli teklifler ve iş grubuna uygun N katsayısı esas alınır. İhalenin farklı kısımları farklı nitelikte yapım işleri içeriyorsa katsayı seçimi de bölüm bazında kontrol edilmelidir.
Örneğin bir ihalenin ilk kısmı bina yapımını, ikinci kısmı altyapı çalışmasını ve üçüncü kısmı elektrik tesisatı işlerini kapsayabilir. Böyle bir durumda bütün bölümlerde otomatik olarak aynı katsayının kullanılacağı varsayılmamalıdır.
İş türüne göre N katsayısı seçilirken yapım işinin niteliği esas alınmalıdır. Kısımlı ihale hesabında seçilen katsayı yalnızca ait olduğu bölümün verileriyle birlikte kullanılmalıdır.
Yapım İşi İçin İşlem Sırası
- İlgili kısmın yaklaşık maliyetini belirleyin.
- Yalnızca o kısma sunulan teklifleri listeleyin.
- Hesaba dahil edilecek teklifleri kontrol edin.
- İş grubuna uygun N katsayısını seçin.
- Hesaplamayı yalnızca ilgili bölümün verileriyle tamamlayın.
- Bulunan sınır değeri o kısma ait tekliflerle karşılaştırın.
Bir bölümde değerlendirme dışı bırakılan istekli, başka bir bölümde geçerli teklif sahibi olabilir. Bu nedenle firma bazında tek bir genel geçerlilik kararı vermek yerine, tekliflerin kısım bazındaki durumu kontrol edilmelidir.
Kısımlı yapım ihalelerinde yaklaşık maliyet ve teklif bilgilerini kullanarak hesaplama yapmak için Sınır Değer Hesabı aracından yararlanabilirsiniz.
Hizmet Alımı Kısımlarında Yöntem Nasıl Belirlenir?
Kısımlı hizmet alımlarında da her bölüm için ayrı yaklaşık maliyet ve teklif listesi kullanılır. Bunun yanında hizmetin niteliği ve uygulanacak R katsayısı da ilgili bölüm üzerinden belirlenmelidir.
Aynı ihale içinde farklı hizmet türleri bulunuyorsa her kısmın aynı R katsayısıyla hesaplanması doğru olmayabilir. Örneğin araç kiralama hizmeti ile mühendislik hizmetinin ayrı kısımlar halinde ihale edilmesi durumunda bölümlerin hizmet sınıfları ayrıca incelenmelidir.
Seçilen R katsayısı, ihalenin tamamına değil yalnızca ilgili hizmet kısmına uygulanmalıdır. Kısım bazında hesaplama yapmak için Hizmet Sınır Değer Hesaplama sayfası kullanılabilir.
Hizmet Alımı İçin İşlem Sırası
- Hesaplanacak hizmet kısmını seçin.
- Kısmın yaklaşık maliyetini girin.
- O bölüme ait teklif tutarlarını ayırın.
- Hesaplamaya girecek teklifleri belirleyin.
- Hizmet niteliğine uygun yöntemi ve katsayıyı seçin.
- Bulunan sınır değeri yalnızca ilgili kısmın teklifleriyle karşılaştırın.
Personel çalıştırılmasına dayalı ve dayalı olmayan hizmetlerin aynı yöntemle değerlendirilmemesi gerektiği de unutulmamalıdır. Kısım adında personel ifadesinin bulunması tek başına sınıflandırma için yeterli değildir; hizmetin bütçe ve çalışma yapısı birlikte incelenmelidir.
Aynı Firma Birden Fazla Kısma Teklif Verirse Ne Olur?
Bir istekli ihalenin birinci, üçüncü ve beşinci kısımlarına teklif verebilir. Bu durumda firmanın sunduğu üç bedel birbirinden bağımsız kabul edilir.
Örneğin aynı firmanın teklifleri şu şekilde olabilir:
- Birinci kısım için 2.400.000 TL
- Üçüncü kısım için 4.150.000 TL
- Beşinci kısım için 1.780.000 TL
Bu tutarlar toplanarak 8.330.000 TL üzerinden sınır değer karşılaştırması yapılmaz. Birinci kısımdaki 2.400.000 TL yalnızca birinci kısmın, üçüncü kısımdaki 4.150.000 TL yalnızca üçüncü kısmın hesabında değerlendirilir.
Firmanın bir kısımda sınır değerin altında kalması, diğer kısımlardaki tekliflerinin de otomatik olarak sınır değerin altında olduğu anlamına gelmez. Her bölümde bulunan sınır değer ve firmanın o bölüme sunduğu teklif ayrı karşılaştırılmalıdır.
Kısım ile İş Kalemi Birbirine Karıştırılmamalıdır
Bir kısım birden fazla iş kaleminden oluşabilir. Bu nedenle teklif cetvelindeki her satırı bağımsız bir kısım olarak kabul etmek hatalı sonuç doğurabilir.
İhale dokümanında ikinci kısmın beş farklı iş kaleminden oluştuğu belirtilmişse bu kalemlerin toplamı ikinci kısmın teklif bedelini oluşturur. Sınır değer karşılaştırması her bir satır için değil, ihale dokümanında tanımlanan bölüm toplamı üzerinden yapılır.
Kısım yapısını belirlerken aşağıdaki belgeler birlikte kontrol edilmelidir:
- İdari şartnamenin kısmi teklif düzenlemeleri
- Birim fiyat teklif cetveli
- Yaklaşık maliyet hesap cetveli
- Teklif açma ve belge kontrol tutanağı
- İhale ilanındaki kısım bilgileri
Dosyadan Kısım Seçerek Hesaplama Ne Sağlar?
Çok sayıda bölüm ve teklif içeren ihalelerde verilerin manuel olarak ayrılması zaman alabilir. Ayrıca bir firmaya ait teklifin yanlış kısma eklenmesi, toplam yaklaşık maliyetin kullanılması veya bir bölümün tekliflerinin diğer bölüme taşınması gibi hatalar oluşabilir.
Kısımlı ihale tutanağı sisteme yüklendiğinde hesaplanacak bölüm seçilerek yalnızca o kısma ait veriler üzerinden işlem yapılabilir. Böylece farklı bölümlerin yaklaşık maliyet ve teklif tutarlarının birbirine karışması önlenir.
Belge yükleme işleminden önce tutanaktaki kısım numaraları, firma adları ve teklif tutarları kontrol edilmelidir. Otomatik okuma işlemi hesaplamayı hızlandırsa da kaynak belgedeki eksik veya hatalı bilgi sonuca doğrudan yansıyabilir.
Kısım seçerek yapım sınır değeri hesaplamak için Sınır Değer Hesabı aracındaki dosya yükleme alanı kullanılabilir. Hizmet alımlarında ise Hizmet Sınır Değer Hesaplama sayfasından ilgili bölüm seçilerek işlem yapılabilir.
Yanlış Sonuca Yol Açan Uygulamalar
| Hatalı işlem | Doğru yaklaşım |
|---|---|
| İhalenin toplam yaklaşık maliyetini her kısımda kullanmak | Her bölümün kendi yaklaşık maliyetini kullanmak |
| Bütün teklifleri tek listede toplamak | Teklifleri kısım numarasına göre ayırmak |
| Firmanın farklı kısımlardaki tekliflerini toplamak | Her teklif bedelini ait olduğu bölümde değerlendirmek |
| Bütün hizmet kısımlarında aynı R katsayısını kullanmak | Her bölümün hizmet niteliğini ayrıca incelemek |
| Her iş kalemini ayrı bir kısım kabul etmek | İhale dokümanındaki resmi kısım yapısını esas almak |
| Bir kısımda elenen firmayı bütün kısımlardan çıkarmak | Teklifin geçerliliğini her bölüm için ayrı kontrol etmek |
| Tek bir sınır değeri bütün kısımlara uygulamak | Her bölüm için bağımsız sınır değer hesaplamak |
Hesabı Tamamlamadan Önce Kontrol Edilecek Noktalar
- Hesaplanan bölümün kısım numarası doğru mu?
- Yaklaşık maliyet yalnızca ilgili bölüme mi ait?
- Teklif listesinde başka kısımlara ait bedeller bulunuyor mu?
- Tekliflerin geçerlilik durumu bölüm bazında kontrol edildi mi?
- İş veya hizmet türüne uygun katsayı seçildi mi?
- İş kalemleri ile ihale kısımları birbirinden doğru ayrıldı mı?
- Aynı firmanın farklı bölümlere verdiği teklifler ayrı tutuldu mu?
- Bulunan sınır değer yalnızca ilgili bölümdeki teklifler ile mi karşılaştırıldı?
Kısımlı ihalelerde doğru sınır değer hesabının temel şartı, her bölümü bağımsız bir veri grubu olarak ele almaktır. Kısımların yaklaşık maliyetleri, teklifleri veya katsayıları birbirine karıştırıldığında hesap matematiksel olarak tamamlanmış görünse bile ihale verisini doğru yansıtmayabilir.
Bu nedenle hesaplamaya başlamadan önce kısım yapısı belirlenmeli, her bölümün verileri ayrılmalı ve hesaplama ilgili kısmın özelliklerine göre tamamlanmalıdır.